Gestão de registos

Um plano de arquivo é um esboço abrangente que inclui o conjunto de registos, sua organização, instruções de transferência, instruções de retenção e eliminação e outras instruções específicas que fornecem orientação para o gestão eficaz de registos.

O plano de arquivo do software de gestão de registos OpenKM especifica como os registos devem ser organizados depois de criados ou recebidos. Fornece um "roteiro" para os registos criados e mantidos por uma unidade organizacional e facilita a eliminação dos mesmos.

O plano é criado detalhando o conjunto de arquivos dos registos na unidade organizacional, bem como informações sobre como eles são geridos e por quem. Incorpora as seguintes informações no plano de arquivo.

Características

O plano de arquivo de gestão de documentos OpenKM descreve todos os tipos de registos na organização, o local onde eles devem ser armazenados, as regras que se aplicam a eles, o tempo de vida e cronograma de retenção, a forma eliminação e a pessoa ou pessoas responsáveis ​​por sua gestão. É composto pelas seguintes tarefas:

• Descrição dos tipos de itens que a organização reconhece como registos.
• Classificação de registos em ampla gama de categorias.
• Localização onde os registos são armazenados.
• Descrição dos períodos de retenção.
• Definição do responsável por gerir os vários tipos de registos.
• Trabalho com registos eletrónicos e registos não eletrónicos.

Herança

Permite herança entre séries de arquivos.

• Herdar a série de arquivos de pai para filho.
• Extender a série de arquivos.
• Copiar a série de arquivos.

Segurança

Definir a segurança por série de arquivos do registo.

• Segurança baseada no sistema de plugins OpenKM.
• Crie a sua própria segurança dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados.

Gestor de registos

• Gestor de registos baseado no sistema de plugins OpenKM.
• Crie a sua própria lógica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados, a série de arquivos pode ser promovida para status "registo".
• Lógica dinâmica para avaliação da tarefa "promover como registo".

Procurar

Defina as pesquisas comuns com base na série de arquivos de registo.

Classificação das atividades empresariais

A classificação das atividades empresariais atua como uma ferramenta poderosa para auxiliar a condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de registos:

• Fornecer ligações entre registos individuais de modo a fornecer um registo contínuo de atividade.
• Garantir que os registos sejam nomeados de maneira consistente ao longo do tempo.
• Auxiliar a recuperação de todos os registos relacionados a uma função ou atividade específica.
• Determinar a proteção e o acesso apropriado para conjuntos de registos.
• Alocação de permissões de utilizador para acesso ou ação em determinados grupos de registos.
• Distribuir a responsabilidade pelo gestão de conjuntos específicos de registos.
• Distribuir registos para ação.
• Determinar períodos de retenção apropriados e ações de eliminação de registos.

Sistema de classificação

Os sistemas de classificação refletem os negócios da organização da qual derivam e normalmente são baseados na análise das atividades da mesma. O sistema pode ser usado para dar suporte a uma variedade de processos de gestão de registos.

Catálogo

• Catalogação baseada no sistema de plugins OpenKM (permite a gestão automática de documentos e registos).
• Crie destinos dinâmicos com base em valores de registo.
• Assistente dinâmico que exige do utilizador valores de metadados com base na série de arquivos do registo (controle da criação).

Eliminação

• Eliminação baseada no sistema de plugins OpenKM.
• Defina o tempo de vida e o período de retenção (período de retenção).
• Crie uma eliminação dinâmica com base em valores de registo.