Criar e manter registos autênticos, confiáveis ​​e utilizáveis

  • Visão geral
  • Benefícios
  • Plano de arquivo
  • Preço e perguntas

Visão geral

A gestão de documentos OpenKM possuí suporte para gestão de registos. Enterprise Content Management - ECM - foi um termo definido em 2005 por profissionais da informação que vem concorrendo com outros conceitos como EDRMS ou ERMS. Existe muita literatura com termos relacionados à gestão de documentos, tais como; ECM, EDRMS, ERMS, DM, KM entre outros, mais influenciados por regras de marketing do que por razões objetivas.

No entanto, preferimos o termo EDRMS (Enterprise Document and Record Management System), talvez com menor sucesso no mundo do marketing, mas do nosso ponto de vista mais rigoroso e representativo.

A gestão da informação na gestão de documentos é a área responsável pelo controle eficiente e sistemático da criação, receção, manutenção, uso e disposição de documentos, incluindo processos para capturar e manter evidências e informações sobre atividades e transações doe negócio na forma de registos. Os registos são informações criadas, recebidas e mantidas como evidência e informação por uma organização ou pessoa, em cumprimento de obrigações legais ou em transações de negócio.

As soluções de software de gestão de registos governam as práticas dos gestores de registos e de qualquer pessoa que crie ou use registos no decorrer de suas atividades de negócio. A gestão de registos eletrónicos em uma organização inclui:

  • Definir políticas e padrões.
  • Atribuir responsabilidades e autorizações.
  • Estabelecer e promulgar procedimentos e diretivas.
  • Gestão da informação.
  • Prestação de uma gama de serviços relacionados com a gestão e utilização de registos.
  • A concepção, implementação e administração de sistemas especializados para gestão de registos.
  • Integrando o gestão de registos em sistemas e processos de negócios.

Todas as organizações precisam identificar o ambiente regulatório que afeta as suas atividades e os requisitos necessários para as documentar. As políticas e procedimentos das organizações devem refletir a aplicação do ambiente regulatório aos seus processos de negócio. Convém que uma organização forneça evidências adequadas dessa conformidade ao regulador nos registos de suas atividades.

Convém que uma organização estabeleça, documente, mantenha e promulgue políticas, procedimentos e práticas para gestão de registos para garantir que as suas necessidades de evidências, responsabilidade e informações sobre as suas atividades sejam atendidas.

Benefícios

Num cenário de gestão de registos eletrónicos, os registos são criados, recebidos e utilizados na condução das atividades empresariais. Para apoiar a condução dos negócios, cumprir as regulações e fornecer responsabilidade, as organizações devem criar e manter registos autênticos, confiáveis ​​e utilizáveis ​​e proteger a integridade desses registos pelo tempo que for necessário. Para fazer isso, as organizações devem instituir e realizar um programa abrangente de gestão de registos que inclua:

  • Determinar quais os registos que devem ser criados em cada processo de negócio e quais informações que precisam de ser incluídas no registo.
  • Decidir de que forma e estrutura os registos devem ser criados e capturados e as tecnologias a serem usadas.
  • Determinar quais os metadados que devem ser criados com o registo e como esses metadados serão vinculados e geridos de forma persistente.
  • Preservar os registos e torná-los acessíveis ao longo do tempo, a fim de atender aos requisitos de negócio e às expectativas da comunidade.
  • Garantir que os registos sejam mantidos em ambiente seguro e protegido.
  • Identificar e avaliar oportunidades para melhorar a eficácia, eficiência ou qualidade de seus processos, decisões e ações que possam resultar de uma melhor criação ou gestão de registos.
  • Determinar requisitos para recuperar, usar e transmitir registos entre processos de negócios e utilizadores e o tempo que eles precisam de ser mantidos para satisfazer esses requisitos.
  • Decidir como organizar os registos para atender aos requisitos de uso.
  • Avaliar os riscos que seriam decorrentes da falta de registos oficiais da atividade.
  • Cumprimento dos requisitos legais e regulamentares, normas aplicáveis ​​e política organizacional.
  • Garantir que os registos sejam retidos apenas para o registo necessário ou exigido.

Plano de arquivo

Um plano de arquivo é um esboço abrangente que inclui o conjunto de registos, sua organização, instruções de transferência, instruções de retenção e eliminação e outras instruções específicas que fornecem orientação para o gestão eficaz de registos.

O plano de arquivo do software de gestão de registos OpenKM especifica como os registos devem ser organizados depois de criados ou recebidos. Fornece um "roteiro" para os registos criados e mantidos por uma unidade organizacional e facilita a eliminação dos mesmos.

O plano é criado detalhando o conjunto de arquivos dos registos na unidade organizacional, bem como informações sobre como eles são geridos e por quem. Incorpora as seguintes informações no plano de arquivo.

Características

O plano de arquivo de gestão de documentos OpenKM descreve todos os tipos de registos na organização, o local onde eles devem ser armazenados, as regras que se aplicam a eles, o tempo de vida e cronograma de retenção, a forma eliminação e a pessoa ou pessoas responsáveis ​​por sua gestão. É composto pelas seguintes tarefas:

  • Descrição dos tipos de itens que a organização reconhece como registos.
  • Classificação de registos em ampla gama de categorias.
  • Localização onde os registos são armazenados.
  • Descrição dos períodos de retenção.
  • Definição do responsável por gerir os vários tipos de registos.
  • Trabalho com registos eletrónicos e registos não eletrónicos.

Herança

Permite herança entre séries de arquivos.

  • Herdar a série de arquivos de pai para filho.
  • Extender a série de arquivos.
  • Copiar a série de arquivos.

Segurança

Definir a segurança por série de arquivos do registo.

  • Segurança baseada no sistema de plugins OpenKM.
  • Crie a sua própria segurança dinâmica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados.

Gestor de registos

  • Gestor de registos baseado no sistema de plugins OpenKM.
  • Crie a sua própria lógica para cada série de arquivos, por exemplo, com base em valores de metadados, a série de arquivos pode ser promovida para status "registo".
  • Lógica dinâmica para avaliação da tarefa "promover como registo".

Procurar

Defina as pesquisas comuns com base na série de arquivos de registo.

Classificação das atividades empresariais

A classificação das atividades empresariais atua como uma ferramenta poderosa para auxiliar a condução dos negócios e em muitos dos processos envolvidos na gestão de registos:

  • Fornecer ligações entre registos individuais de modo a fornecer um registo contínuo de atividade.
  • Garantir que os registos sejam nomeados de maneira consistente ao longo do tempo.
  • Auxiliar a recuperação de todos os registos relacionados a uma função ou atividade específica.
  • Determinar a proteção e o acesso apropriado para conjuntos de registos.
  • Alocação de permissões de utilizador para acesso ou ação em determinados grupos de registos.
  • Distribuir a responsabilidade pelo gestão de conjuntos específicos de registos.
  • Distribuir registos para ação.
  • Determinar períodos de retenção apropriados e ações de eliminação de registos.

Sistema de classificação

Os sistemas de classificação refletem os negócios da organização da qual derivam e normalmente são baseados na análise das atividades da mesma. O sistema pode ser usado para dar suporte a uma variedade de processos de gestão de registos.

Catálogo

  • Catalogação baseada no sistema de plugins OpenKM (permite a gestão automática de documentos e registos).
  • Crie destinos dinâmicos com base em valores de registo.
  • Assistente dinâmico que exige do utilizador valores de metadados com base na série de arquivos do registo (controle da criação).

Eliminação

  • Eliminação baseada no sistema de plugins OpenKM.
  • Defina o tempo de vida e o período de retenção (período de retenção).
  • Crie uma eliminação dinâmica com base em valores de registo.

Preço e perguntas

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